1、凡事有約定
這個約定是指約定工作的質(zhì)量要求和完成時間，要求在這個“環(huán)”的起點要想到繞回來時，需要什么樣的結(jié)果，即做到“高效能人士的七個習(xí)慣”中的“以終為始”。
有一個故事，一飯店老板要求員工去集市上看有沒有賣土豆的。這個員工就去集市上看了，發(fā)現(xiàn)有賣土豆的，然后跑回來和老板說：有賣土豆的。老板問：多少錢一斤？結(jié)果員工說沒有問。
你看這個故事中老板和員工都有問題，就是對工作任務(wù)的質(zhì)量要求沒有約定。這樣的案例不勝枚舉，比如讓員工寫個季度報告，員工沒有問寫成什么樣的，目的和要求是什么，就去寫了。然后自己想當(dāng)然認(rèn)為只要在月底前寫出來就可以。結(jié)果等提交時，老板對提交的時間和
質(zhì)量都不滿意。還有就是，銷售總監(jiān)要求下屬去拜訪客戶，就去拜訪了，也不知道拜訪客戶的目的和要求。
我們都知道在目標(biāo)管理里有一個SMART的原則，那就需要雙方在工作任務(wù)安排時能夠?qū)@5個要求有清晰的約定。
2、約定必落實
落實就不開空頭支票，所謂“言出必行，行必有果”。這點我們大部分人能夠理解，而為什么很多人做不到，比如會忘記會拖拉，甚至最后什么都沒有做。這不僅體現(xiàn)在職場中還包括日常親人朋友之間。
比如，一老板安排下屬去買火車票，結(jié)果買晚了沒有買到。朋友安排其下屬幫助訂培訓(xùn)地點周圍的酒店，后來訂的酒店離上課地點很遠(yuǎn)。這是否叫靠譜呢？所以靠譜需要對結(jié)果負(fù)責(zé)，不是有沒有做這件事，而是有沒有努力去做成這件事。
火車票不好買，那有沒有提前去買？買不到有沒有想其他辦法買？所以在約定的結(jié)果后，就要規(guī)劃實現(xiàn)這個結(jié)果的方法和路徑，同時盡早想盡一切辦法去完成，這樣中間有問題也可以盡快處理，而不是臨近截止日期時去做，但得不得想要的結(jié)果。
3、問題早知會
在執(zhí)行過程中難免遇到困難和問題，比如剛才說的買票的故事，如果提前去買，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)賣完，那就要馬上反饋給老板，這時候老板就可以有回旋的余地。記得在國藥大學(xué)時，也經(jīng)常會出現(xiàn)請的老師請不到，或者臨時不能來；要出席的領(lǐng)導(dǎo)不能出席這樣的事情。我們的要求是要第一時間告知與此相關(guān)的所有利益相關(guān)者。以便大家能夠及時處理或者是盡早調(diào)整行程安排。這屬于過程性閉環(huán)。
前段時間，有一個培訓(xùn)師朋友，他有一個安排好的課程，在臨近開課前10天要和培訓(xùn)機構(gòu)確定具體的航班信息時，結(jié)果對方告知他這個課已經(jīng)取消了。如果這個朋友不問這家機構(gòu)，那他作為整個項目中的重要角色卻一直被蒙在鼓里。吃一塹長一智，從那以后，他就對于定下來的行程也會階段性確認(rèn)是否有變化。
4、及時報進程
很多時候，領(lǐng)導(dǎo)交辦或者是答應(yīng)別人的事可能是一個需要很長時間周期完成的工作。那中間過程中需要怎么辦？也許領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)忘記這件事，或者是還在想著這件事但是又不知道你現(xiàn)在推進到什么程度了，與其等著領(lǐng)導(dǎo)想起來來問你進度，不如自己階段性地向領(lǐng)導(dǎo)匯報。因為如果領(lǐng)導(dǎo)問你，你就被動了；而如果主動匯報，那就會掌握主動權(quán)。在領(lǐng)導(dǎo)心里會留下“積極主動”的好印象。
以前我有個下屬，我在交代給他一個項目后，他會首先自己去分解整個項目，然后確定整個項目過程中的里程碑，然后會將這個項目進度規(guī)劃發(fā)給我，以便我確認(rèn)和跟蹤。所以每個里程碑完成后，他都會主動向我匯報。這也是階段性閉環(huán)。
其實，在項目管理中的周報月報制度，就是在制度上保證了階段性的檢核和成果。讓利益相關(guān)者及時了解項目進度。
5、事后須反饋
就是這個事結(jié)束后，要將結(jié)果反饋給利益相關(guān)者。比如上級讓下屬在一周內(nèi)撰寫一個培訓(xùn)方案，那作為下屬可能需要和領(lǐng)導(dǎo)對方案的內(nèi)容和要求進行溝通，達(dá)成共識。后續(xù)可能需要進行大量調(diào)研，然后撰寫符合領(lǐng)導(dǎo)要求的培訓(xùn)方案，然后就通過OA系統(tǒng)發(fā)給了領(lǐng)導(dǎo)。那這是否叫閉環(huán)呢？過了幾天領(lǐng)導(dǎo)問下屬：方案寫好了嗎？下屬一臉無辜地說：領(lǐng)導(dǎo)，我已經(jīng)發(fā)給你了。這個時候，我們作為旁觀者可能突然意識到了，把方案發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)并不是這件事的目標(biāo)，而應(yīng)該通過口頭或者電話方式告知領(lǐng)導(dǎo)方案已發(fā)，等領(lǐng)導(dǎo)有時間時對方案進行解讀并征詢領(lǐng)導(dǎo)的修改意見。
經(jīng)常在培訓(xùn)課堂上問學(xué)員，你們參加完這個培訓(xùn)后，會做些什么？有很多學(xué)員會開玩笑說，在上海逛一逛；也有的說回去會加強應(yīng)用；也會有少數(shù)學(xué)員說要先向領(lǐng)導(dǎo)匯報學(xué)習(xí)成果。來參加培訓(xùn)要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意，就相當(dāng)于發(fā)起了一個環(huán)。那首先要和領(lǐng)導(dǎo)對這次培訓(xùn)的要求和期望達(dá)成共識，然后在培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)該第一時間向領(lǐng)導(dǎo)匯報培訓(xùn)的收獲和落地計劃。同樣，一個培訓(xùn)經(jīng)理在完成一個培訓(xùn)項目后應(yīng)該做些什么才是閉環(huán)呢？那就是需要對整個培訓(xùn)效果進行評估復(fù)盤，然后將復(fù)盤結(jié)果正式或非正式地匯報給所有利益相關(guān)者。到這里就把前面開啟的環(huán)給閉上了。
我們看到閉環(huán)的思想起始于一項工作的開始，實現(xiàn)于工作的推進過程中，結(jié)束于對于工作結(jié)果的復(fù)盤和反饋時。
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